CIC PLANNING - Phần mềm Quản lý Dự Án

1. Giới thiệu:

CIC_PLANNING– Quản lý Dự án:  Hệ thống phần mềm phát triển với cách tiếp cận mới, áp dụng tùy theo yêu cầu quản lý thực tế của các Ban Quản lý dự án, các đơn vị Chủ đầu tư theo các quy trình và tiêu chuẩn quản lý chất lượng của các dự án.

Việc ứng dụng  CIC_PLANNING áp dụng linh hoạt tùy theo yêu cầu quản lý thực tế của các đơn vị sử dụng, các quy trình và tiêu chuẩn quản lý chất lượng của các dự án. CIC_PLANNING là một phần mềm mở, dễ dàng trong việc mở rộng, thêm các tính năng quản lý và mức độ áp dụng theo nhu cầu của đơn vị.

CIC_PLANNING hệ thống phần mềm giúp kết nối điều hành giữa Ban Giám đốc, Ban Quản lý dự án, các phòng ban chuyên môn … đến các nhà thầu thi công xây lắp, nhà thầu phụ cung cấp, … triển khai các hạng mục của dự án.

- Cho phép quản lý đồng thời nhiều dự án của đơn vị  với nhiều hạng mục đặc thù khác nhau như: xây dựng, giao thông, lắp đặt thiết bị công nghệ, …

-  Quản lý đầy đủ thông tin từng dự án từ các bước Đấu thầu, Ký kết hợp đồng với các Chủ đầu tư, nhà thầu cung cấp dịch vụ. Cho phép lưu trữ các hồ sơ, bản vẽ, văn bản pháp lý liên quan trong quá trình thực hiện hợp đồng.

- Cho phép quản lý chặt chẽ từ khâu Lập kế hoạch thực hiện cho từng công tác, giám sát việc thực hiện, nghiệm thu, thanh quyết toán trong từng tháng của từng dự án, từng hạng mục, từng hợp đồng, …

- Quản lý, giám sát việc thực hiện, các kết quả nghiệm thu, thanh quyết toán theo giá trị tiền về, doanh thu đối với các xí nghiệp xây lắp trực thuộc của từng dự án, từng hạng mục, từng hợp đồng.

-  Giúp các cấp lãnh đạo theo dõi, kiểm soát tình hình thực hiện của từng dự án, từng hạng mục, hoạt động của từng đơn vị tham gia  theo kế hoạch thực hiện của dự án.

-  Hỗ trợ đưa ra các quyết định hiệu quả để nâng cao chất lượng thực hiện, giảm thiếu các sự cố,  sai sót, thất thoát và thúc đẩy nhanh tiến độ hoạt động, chất lượng của các dự án.

 Chính vì vậy,  CIC_PLANNING– Quản lý Dự án đã và đang được áp dụng tại Ban Quản lý dự án, các đơn vị Thi công xây lắp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, giao thông, công nghiệp, thủy lợi, … và được đánh giá cao trong công tác quản lý, phối hợp các hoạt động sản xuất kinh doanh.

2. Phạm vi ứng dụng: 

CIC_PLANNING áp dụng cho tất cả các đơn vị Chủ đầu tư, các Ban Quản lý dự án, các nhà thầu thi xấy lắp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, giao thông, công nghiệp, thủy lợi, …

3. Các chức năng chính:

a. Quản lý thông tin dự án: 

- Quản lý thông tin đồng thời nhiều dự án, các Hạng mục, các Tiểu hạng mục: giá trị Tổng mức đầu tư, giá trị dự toán nhà thầu lập, giá trị dự toán thẩm tra phê duyệt, dự toàn điều chỉnh qua các giai đoạn thực hiện, số hiệu bản vẽ, …
- Hỗ trợ việc lập và điều chỉnh kế hoạch thực hiện dự án của từng công tác trong các tiểu hạng mục, kế hoạch thực hiện của các nhà thầu thi công xây lắp, nhà thầu cung cấp dịch vụ, …
- Hỗ trợ tra cứu tìm kiếm theo nhiều tiêu chí trên cơ sở dữ liệu lớn hàng chục nghìn công tác chi tiết của từng dự án.

-  Các dữ liệu cần thiết có thể lọc tìm và xuất toàn bộ sang bảng tính Excel theo mẫu quy định (nếu được phân quyền tác nghiệp).

b. Quản lý thông tin đấu thầu các hạng mục của từng dự án: 
-  Thông tin quản lý đấu thầu được quản lý chi tiết theo từng Gói thầu với ba nội dung chính:
    Kế hoạch đấu thầu, Đơn vị dự thầu, Kết quả đấu thầu.
-  Cho phép lưu trữ các hồ sơ văn bản, quyết định liên quan đến từng nhà thầu dự thầu với các tập tin đính kèm định dạng Word, Excel, Scanner, Autocad, …

c. Quản lý thông tin hợp đồng ký kết với các nhà thầu trong từng dự án: 
-  Thông tin quản lý hợp đồng với các nhà thầu thi công xây lắp, nhà thầu tư vấn, nhà thầu cung cấp dịch vụ  khác, được quản lý chi tiết theo số hợp đồng, giá trị ký kết, thời hạn thực hiện, giá trị điều chỉnh, …
-  Cho phép quản lý các hồ sơ pháp lý liên quan hợp đồng, các phụ lục điều chỉnh, các văn bản, biên bản nghiệm thu, thanh toán của từng nhà thầu trong quá trình thực hiện dự án.

d. Quản lý khối lượng thi công trên công trường từng dự án: 
- Quản lý chi tiết khối lượng thi công từng công tác, tiểu hạng mục, hạng mục của từng dự án dựa trên khối lượng thi công, giá trị nghiệm thu hoàn thành thực tế  của các nhà thầu.
- Tổng hợp đánh giá số liệu thi công hoàn thành theo thời gian lựa chọn:

e. Quản lý công tác nhập, xuất vật tư thiết bị của dự án: 
-  Quản lý chi tiết kế hoạch nhập, xuất các chủng loại vật tư thiết theo dự toán của từng hạng mục với đây đủ các thông tin về nhãn hiệu, tiêu chuẩn kỹ thuật,  quá trình giao nhận, kho lưu trữ, đơn vị nhận thiết bị thi công, ….
-  Quản lý công tác giao nhận  vật tư, thiết bị công nghệ, kết quả lắp đặt thiết bị công nghệ trên công trường của từng dự án.
- Hỗ trợ tra cứu nhanh thông tin về tình hình thực hiện nhập/ xuất,  hiệ trạng sử dụng lắp đặt của từng loại vật tư, thiết bị công nghệ  trong hàng chục nghìn mã loại vật tư hàng hóa.

f. Quản lý thực hiện nghiệm thu, thanh toán chi tiết các công tác: 
- Quản lý chi tiết khối lượng thực hiện, nghiệm thu hoàn thành, giá trị dở dang, giá trị giải ngân, giá trị quyết toán của từng công tác, đối chiếu với dự toán được phê duyệt của công tác đó trong từng tiểu hạng mục chi tiết.

- Đánh giá trạng thái thực hiện, cảnh báo mầu theo các tiêu chí: chậm tiến độ, quá thời hạn chưa hoàn thành 70% khối lượng, giá trị giải ngân cao hơn giá trị nghiệm thu, ….

g. Quản lý tra cứu hồ sơ pháp lý:
-  Quản lý thông tin chi tiết các hồ sơ văn bản pháp lý, hỗ trợ cho công tác tra cứu, áp dụng thực hiện dự án.
-  Cho phép đính kèm các hồ sơ văn bản pháp lý liên quan theo nhiều định dạng, trong công tác thực hiện của từng dự án, phân theo các cấp quản lý: văn bản luật, nghị định, thông tư, quyết định, …

Hệ thống báo cáo:  
- Chương trình có hệ thống báo cáo đa dạng, đánh giá việc thực hiện, nghiệm thu, thanh quyết toán  theo từng hạng mục, từng loại công trình, từng loại công tác, từng nhà thầu, …

Các báo cáo được phân thành hai loại:

* Mẫu biểu báo cáo cứng:
 -  Bao gồm các báo cáo được thiết kế theo các mẫu biểu báo các, thống kê định kỳ thường dùng cho Ban Quản lý dự án, các mẫu biểu thanh quyết toán theo thông tư 86 Bộ Tài Chính, …
 

 * Báo cáo động:  Đưa các cột thông tin nghiệp vụ cần thống kê, báo cáo lên giao diện, cho phép người sử dụng kéo thả thay đổi các cột dữ liệu để tạo nên các dạng báo cáo, đánh giá phân tích khác nhau. Một số mẫu thống kê động thường sử dụng:

- Báo cáo tổng hợp thực hiện, thanh quyết toán hạng mục dự án..
- Báo cáo tổng hợp thực hiện, thanh quyết toán từng tiểu hạng mục trong từng hạng mục của dự án.
- Báo cáo thống kê chi tiết thực hiện, thanh quyết toán các công tác của dự án.
- Báo cáo tổng hợp thực hiện, thanh quyết toán theo các Chuyên ngành của dự án.
- Báo cáo tổng hợp thực hiện, thanh quyết toán của từng Nhà thầu trong từng dự án ...

4. Phân quyền bảo mật trong chương trình:

- Hệ thống với chức năng bảo mật được thiết kế phân cấp chặt chẽ, đến từng đơn vị phòng ban, từng người sử dụng. Cho phép người quản trị tạo ra các nhóm chính sách bảo mật, các thành viên được quyền truy cập với các mức độ khác nhau vào dữ liệu chung để phối hợp nghiệp vụ, ….

-  CIC_PLANNING cho phép đảm bảo an toàn dữ liệu tuyệt đối trong các quá trình quản lý tác nghiệp liên thông giữa nhiều bộ phận.

- Để đảm bảo sự an toàn dữ liệu cho toàn hệ thống khi nhiều phòng ban, nhiều người cùng khai thác sử dụng chung, chương trình cho phép tạo ra các Nhóm người sử dụng (Group Policy) với các quyền hạn chi tiết đến từng chức năng thao tác.

- Mặc định ban đầu hệ thống có ba Nhóm người sử dụng là Quyền sử dụng hệ thống (mức ưu tiên cao nhất), Quyền xem & Chỉnh sửa dữ liệu (cho phép xem và cập nhật dữ liệu nghiệp vụ)  và Quyền hạn chế - Chỉ xem thông tin (các quyền hạn ít hơn).

5. Sao lưu dữ liệu:

Định kỳ hàng tuần, hàng tháng cần thực hiện sao lưu dữ liệu chung đề phòng các sự cố có thể xảy ra như virut, hỏng ổ cứng, ….6. CIC_PLANNING là một hệ thống mở, xét theo nhiều khía cạnh:
Về phía đơn vị phát triển (lập trình): Có khả năng bổ xung các Module xử lý phức tạp theo các yêu cầu quản lý mới, đa dạng của các đơn vị Chủ đầu tư  theo các yêu cầu quản lý thực tiễn.