Một dự án xây dựng có nhiều bên tham gia, nhiều loại hồ sơ và các quyết định nối tiếp nhau qua từng giai đoạn. Khi dữ liệu nằm trong bảng tính riêng, email và tin nhắn, cán bộ phải dành thời gian đối chiếu trước khi báo cáo hoặc xử lý công việc. PMS-CDE do Công ty CP Công nghệ và tư vấn CIC phát triển hướng đến kết nối những thông tin này trên một môi trường dữ liệu chung, phục vụ quản lý từ chủ trương đầu tư đến vận hành, bảo trì.

Các bên tham gia cùng khai thác thông tin dự án trên môi trường dữ liệu chung. (Ảnh minh họa AI.)

Khi quản lý dự án cần một nguồn dữ liệu thống nhất

Cùng một hợp đồng có thể được phòng kỹ thuật theo dõi về khối lượng, phòng kế hoạch theo dõi về tiến độ và bộ phận tài chính theo dõi về thanh toán. Nếu từng bộ phận cập nhật độc lập, việc xác định số liệu nào đang được sử dụng trở thành một bước công việc riêng.

Vấn đề cũng xuất hiện khi tìm bản vẽ đã phát hành, kiểm tra văn bản phê duyệt hoặc xác định người đang xử lý một vướng mắc. Quản lý dự án vì thế cần gắn dữ liệu với hồ sơ nguồn, trách nhiệm và trạng thái công việc.

PMS-CDE kết nối những thông tin nào?

PMS-CDE kết hợp quản lý dự án đầu tư xây dựng với môi trường dữ liệu chung CDE. Theo cấu trúc giải pháp, thông tin dự án, kho hồ sơ số và mô hình BIM cùng được tổ chức trong một hệ thống; người dùng tiếp cận dữ liệu theo phạm vi được phân quyền.

Các nhóm nghiệp vụ gồm quản lý hồ sơ, kế hoạch và tiến độ, gói thầu và hợp đồng, vốn và giải ngân, hiện trường và nghiệm thu, cùng dữ liệu phục vụ bàn giao và vận hành. Cách tổ chức này tạo điều kiện để các bước sau sử dụng lại dữ liệu đã có ở bước trước.

Chẳng hạn, thông tin từ quyết định đầu tư được đưa vào hồ sơ dự án, trở thành cơ sở tham chiếu khi theo dõi những nghiệp vụ tiếp theo. Việc nhập lại và đối chiếu giữa các công cụ có thể được giảm bớt khi dữ liệu được chuẩn hóa và cập nhật đúng quy trình.

Ai sử dụng PMS-CDE?

Chủ đầu tư và lãnh đạo Ban QLDA cần nhìn tổng thể danh mục dự án, tiến độ, giải ngân và các vướng mắc cần chỉ đạo. Trang tổng quan điều hành hỗ trợ tập hợp các thông tin đó trên cùng một giao diện.

Cán bộ Ban QLDA và các phòng chuyên môn xử lý hồ sơ, theo dõi công việc, hợp đồng và số liệu theo chức năng. Tư vấn và nhà thầu tham gia cập nhật, kiểm tra, xác nhận những phần việc thuộc dự án mình được giao.

Đơn vị vận hành tiếp nhận dữ liệu công trình, thiết bị và bảo trì sau bàn giao. Phạm vi sử dụng của từng nhóm được xác định theo cơ cấu tổ chức và phương án triển khai.

Theo dõi xuyên suốt vòng đời dự án

PMS-CDE tổ chức nghiệp vụ theo 3 giai đoạn đầu tư của Nghị định 217/2026/NĐ-CP với trình tự 10 bước, từ chủ trương đầu tư, lập dự án, thiết kế, đấu thầu đến thi công, nghiệm thu, thanh toán, bàn giao, bảo hành và vận hành. Đây là cách tổ chức nghiệp vụ trên hệ thống; quy trình cụ thể cần được cấu hình phù hợp với đơn vị.

Giá trị cần hướng tới là giữ được mối liên hệ giữa công việc và dữ liệu: hồ sơ nào làm căn cứ, ai chịu trách nhiệm, trạng thái hiện tại ra sao và bước tiếp theo cần đầu vào gì.

Bắt đầu bằng một tình huống nghiệp vụ thực tế

Một buổi demo phù hợp nên đi từ vấn đề đơn vị đang gặp, như tổng hợp báo cáo chậm, hồ sơ phân tán hoặc khó theo dõi nhiều dự án. CIC có thể dựa trên cơ cấu phòng ban và cách phối hợp hiện tại để chuẩn bị kịch bản trình diễn.

Đăng ký demo PMS-CDE cùng Công ty CIC để xem luồng xử lý phù hợp với nghiệp vụ của đơn vị tại https://quanlyduanxaydung.vn/.