Cách Laing O’Rourke triển khai BIMcollab cho dự án Sân vận động Everton tại Liverpool

Cách Laing O’Rourke đã ứng dụng BIMcollab trong dự án Sân vận động Everton tại Liverpool để thay thế quy trình phối hợp truyền thống bằng email và Excel. Thông qua việc thiết lập quy trình rõ ràng, ma trận trách nhiệm RACI, đào tạo người dùng và hỗ trợ kỹ thuật liên tục, BIMcollab trở thành nền tảng quản lý vấn đề tập trung, giúp nâng cao hiệu quả phối hợp thiết kế, tăng tính minh bạch và rút ngắn thời gian họp điều phối từ 3 giờ xuống còn 1 giờ.

Với BIMcollab, tập đoàn nổi tiếng quốc tế Laing O’Rourke đã áp dụng các mô hình hợp tác và linh hoạt (agile) để tăng hiệu quả khi quản lý giao tiếp dự án và phối hợp thiết kế. Tuy nhiên, việc áp dụng quy trình làm việc mới đã đặt ra một số thách thức về mặt triển khai, phát triển chiến lược dài hạn và mức độ tiếp nhận của người dùng.**

Dưới đây là cách đội ngũ Laing O’Rourke tiếp cận việc triển khai hệ thống quản lý vấn đề (issue management) dựa trên nền tảng đám mây trong các dự án của họ và cách họ vượt qua những thách thức đó.

Về Laing O’Rourke

Laing O’Rourke là một công ty kỹ thuật và xây dựng được thành lập vào năm 2001, hợp nhất kinh nghiệm của nhà thầu John Laing Plc (thành lập năm 1848) và chuyên gia về cốp pha/bê tông R O’Rourke & Son (thành lập năm 1978).

Sự xuất sắc trong kỹ thuật là nguyên tắc cốt lõi của Laing O’Rourke. Họ đã đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ và con người trong suốt hai thập kỷ qua, tiên phong trong các phương pháp xây dựng hiện đại để cung cấp các giải pháp đẳng cấp thế giới, giúp bàn giao dự án nhanh hơn, xanh hơn và an toàn hơn. Sự chắc chắn và năng suất của dự án được nâng cao nhờ các giải pháp Kỹ thuật số (Digital Engineering), nơi mỗi dự án đều được xây dựng hai lần – một lần trên mô hình ảo và sau đó là ngoài thực tế.

Trước đây, quy trình phối hợp dự án của Laing O’Rourke phụ thuộc nhiều vào email và cập nhật bảng tính (Excel) thủ công. Cách tiếp cận truyền thống này bộc lộ những hạn chế điển hình: không có thông báo tự động, dễ xảy ra sai sót do con người, trùng lặp lỗi, và thiếu kiểm soát phiên bản. Hệ quả là quy trình phối hợp trở nên phức tạp, rất khó quản lý và theo dõi các vấn đề nghiêm trọng.

Thông tin quan trọng thường bị thất lạc và khó xử lý, dẫn đến hiểu lầm hoặc các vấn đề lớn bị bỏ qua. Chúng tôi cần một cách làm việc mới sử dụng phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu để đưa ra quyết định và quản lý các hành động với một quy trình kiểm toán (audit trail) đầy đủ. (Harriet Belk -Quản lý Thiết kế Dự án Everton giải thích).

Đội ngũ Laing O’Rourke lần đầu tiên thử nghiệm quản lý vấn đề với BIMcollab vào năm 2015. Kể từ đó, nhờ hiệu quả phối hợp BIM tốt hơn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, quy trình BIMcollab đang trở thành tiêu chuẩn trên nhiều dự án và phòng ban của tập đoàn.

Những thách thức khi triển khai quy trình quản lý vấn đề mới

Với việc sử dụng BIMcollab, mục tiêu của Laing O’Rourke là hướng tới một môi trường hợp tác đáng tin cậy để đảm bảo bàn giao dự án hiệu quả. Tuy nhiên, những thách thức đi kèm khi triển khai một công cụ mới trên quy mô lớn đã khiến một số người dùng e ngại thay đổi công nghệ.

Dưới đây là một số thách thức mà Laing O’Rourke phải vượt qua:

• Thay đổi tư duy văn hóa và thuyết phục người dùng về giá trị gia tăng của công cụ.

• Hướng tới một môi trường hợp tác, tin cậy chứ không biến công cụ này thành nơi "đổ lỗi".

• Thu hút sự tham gia hoàn toàn từ cả đội ngũ nội bộ lẫn các bên đối tác bên ngoài.

• Nhu cầu đào tạo phần mềm bài bản.

• Tâm lý e ngại của người dùng khi các nhận xét và hành động của họ đều được công khai cho tất cả các bên liên quan cùng thấy.

• Giới hạn về bản quyền (license) do quy mô cực lớn của dự án.

Cách Laing O’Rourke tiếp cận và giải quyết các thách thức

Dự án quy mô đầy đủ đầu tiên áp dụng BIMcollab là Sân vận động Everton tại Liverpoo. Dựa trên kinh nghiệm trước đó, các lãnh đạo dự án hiểu rằng trước khi giới thiệu một công cụ mới, họ cần lập kế hoạch cụ thể để quá trình triển khai và tiếp nhận diễn ra suôn sẻ.

• "Chìa khóa thành công của dự án là thiết lập bản đồ quy trình, thu hút mọi người tham gia vào tiến trình và phát triển một kế hoạch triển khai cũng như tiếp nhận rõ ràng." (Estefania Alves - Trưởng bộ phận Kỹ thuật số  của dự án Sân vận động Everton).

Các hành động cụ thể đã được đội ngũ thực hiện bao gồm:

• Thỏa thuận các tiêu chuẩn và giao thức trong hợp đồng: Trách nhiệm và các thỏa thuận thực tế – bao gồm việc BIMcollab sẽ là công cụ giao tiếp duy nhất cho tất cả các bình luận thiết kế – đã được quy định rõ trong văn bản hợp đồng và phổ biến đến mọi người dùng ngay từ đầu.

• Bản đồ quy trình để hướng dẫn: Với một bản đồ quy trình chi tiết được cung cấp cho tất cả các bên liên quan, dự án đã hợp lý hóa được việc phối hợp và hỗ trợ tích hợp, chuyển đổi sang BIMcollab một cách trơn tru.

• Ma trận RACI (Trách nhiệm giải trình): Ma trận RACI đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm nắm rõ vai trò và trách nhiệm cụ thể của mình ở từng giai đoạn. Điều này đơn giản hóa quá trình bàn giao và thúc đẩy giao tiếp tốt ở mọi cấp độ thông qua BIMcollab.

• Đa dạng hình thức đào tạo: Cung cấp nhiều định dạng đào tạo phù hợp cho các bộ môn khác nhau sử dụng các công cụ thiết kế BIM khác nhau. Các hình thức bao gồm: hướng dẫn 1-1, học theo nhóm, từ xa, trực tiếp, tự học qua video và tài liệu hướng dẫn.

• Hỗ trợ kỹ thuật liên tục: Hỗ trợ kỹ thuật của BIMcollab được duy trì cả nội bộ lẫn bên ngoài. Mọi câu hỏi đều được chuyển đến một "quán quân dự án" (project champion) để đảm bảo không có thắc mắc nào bị bỏ sót.

• Thu thập phản hồi từ người dùng: Việc thu thập, lắng nghe phản hồi của người dùng cuối để liên tục cải tiến quy trình một cách linh hoạt chính là yếu tố sống còn giúp dự án Everton thành công.

Thành công lâu dài của dự án

Nhờ những nỗ lực tập trung của Laing O’Rourke, đội ngũ dự án Everton đã đạt được thành công lớn trong việc áp dụng quy trình phối hợp BIMcollab, tạo ra một cách làm việc chuẩn hóa và nhất quán cho các dự án tương lai.

Giá trị gia tăng được đo lường trực tiếp qua các cuộc họp điều phối: 

• Các cuộc họp kéo dài 3 tiếng trước đây đã được giảm xuống chỉ còn đúng 1 tiếng.

• BIMcollab được sử dụng làm chương trình nghị sự (agenda) cho cuộc họp, giúp ưu tiên các điểm chính và cung cấp nhật ký kiểm toán trực tiếp (live audit trail) để làm rõ trách nhiệm của từng bên.

Bên cạnh đó, đội ngũ còn tận dụng tối đa các tính năng mở rộng của BIMcollab:

• Cơ quan quản lý pháp lý sử dụng nền tảng này để kiểm soát, phê duyệt và theo dõi các hồ sơ nộp duyệt thiết kế.

• Đảm bảo tính minh bạch cho các quyết định thiết kế liên quan đến phòng cháy chữa cháy, tích hợp kỹ thuật số vào "sợi chỉ vàng thông tin" (golden thread of information).

• Tích hợp Power BI để giám sát tiến độ trực quan, tự động báo cáo các hành động quá hạn hoặc khẩn cấp cho các bên liên quan.

Ví dụ triển khai BIMcollab của Laing O’Rourke tại một siêu dự án như Everton đã cung cấp một khung làm việc (framework) hiệu quả cho việc hợp tác. Với vai trò là "nguồn dữ liệu tin cậy duy nhất" (Single Source of Truth), nó giúp cải thiện đáng kể tính chắc chắn và hiệu suất cho toàn bộ quá trình thiết kế và xây dựng.

Nguồn: https://www.bimcollab.com/en/resources/customer-stories/laing-orourke-implemented-bimcollab-everton-stadium-project/?utm_campaign=BC_customerstory&utm_content=579236030&utm_medium=social&utm_source=linkedin&hss_channel=lcp-9277054

Dịch: AI (Gemini)

Tổng hợp: Đức Thành

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ TƯ VẤN CIC

Trụ sở chính: VG Building, 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, TP. Hà Nội

Mr.Thành: 0966.9040.15

• Tư vấn các phần mềm liên quan đến BIM : Revit, Tekla, Allplan, Autodesk Construction Cloud, Dalux, Procore,…

• Tư vấn về Smart City

• Tư vấn tạo lập mô hình BIM (3D, 4D,5D, 6D) phù hợp với quy định của pháp luật

• Tư vấn thẩm tra mô hình BIM

• Tư vấn đào tạo BIM theo quy định của pháp luật và ISO-19650

• Tư vấn Digital Twins

• Tư vấn các công cụ về AI